Jäsenrekisteriseloste

REKISTERISELOSTE

Henkilötietolain 523/99 10 §:n mukainen rekisteriseloste
Laatimispäivä: 20.05.2018
Muokattu viimeksi: 6.2.2024

1. REKISTERINPITÄJÄ

Jälkiviisaat ry (yhdistysrekisterinumero 221.023)
Kotipaikka: Jyväskylä

2. REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ

Pekka Pietilä
Rahastonhoitaja
pekka.pietila@gmail.com

3. REKISTERIN NIMI

Jälkiviisaat ry:n jäsenrekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS / REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain vaatimat henkilötiedot sekä muut yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeelliset tiedot, joita voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

yhdistyksen jäsenten tunnistaminen
yhdistyksen jäsenasioiden hoitaminen
jäsenmaksuvelvollisuuksien määrittäminen ja seuranta
yhdistyksen ja sen jäsenten välinen viestintä
yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitäminen
yhdistyksen toiminnan tarjoaminen jäsenistölle
yhdistyksen jäsenten pitäminen ajan tasalla yhdistyksen toiminnasta
yhdistyksen toimintaa koskevan ja/tai yhdistyksen toiminta-ajatuksen piiriin kuuluvan tiedon välittäminen
yhdistyksen toiminnan suunnittelu, kohdentaminen ja kehittäminen
tilastointi

Jäsenrekisterin tietojen käytön pääasiallinen peruste on henkilötietolain 8 §:n 5)-kohta. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Jäsenrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

henkilön koko nimi
kotikaupunki
sähköpostiosoite
opintojen aloittamisvuosi Jyväskylän yliopiston historian oppiaineessa
jäsenyys- ja jäsenmaksutiedot
muut mahdolliset jäsenrekisteriin ilmoitetut tiedot

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Jäsenrekisterin tiedot kerätään jäseniltä itseltään yhdistykseen liittymisen yhteydessä tai Jyväskylän yliopiston ylläpitämistä tietokannoista.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Emme pääsääntöisesti luovuta rekisteriin tallennettuja henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa rekisterin käyttötarkoituksen perustuvan syyn nojalla sekä henkilötietolain sallimissa puitteissa Jälkiviisaat ry:n yhteistyökumppaneille, kuten esimerkiksi Jyväskylän yliopistolle, ainejärjestö Tosine ry:lle tai vuosikurssien yhteyshenkilöille.

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina tiloissa ja järjestelmissä, jonne on pääsy ainoastaan siihen oikeutetuilla henkilöillä. Yhdistyksen hallitus valitsee vuosittain keskuudestaan henkilön tai henkilöitä, jotka vastaavat rekisterin ylläpidosta. Ainoastaan näillä henkilöillä on oikeus käsitellä rekisterin tietoja.

Henkilötietoja pidetään yhdistyksen muistitikulla, jota säilytetään lukituissa tiloissa. Jäsenrekisteristä voidaan säilyttää kopiota myös niiden henkilöiden tietokoneilla, jotka yhdistyksen hallitus on vuoden alussa valinnut rekisterin ylläpitäjäksi. Sähköisesti tallennetut tiedot suojataan mahdollisimman hyvin palomuurien, salasanojen ja muiden teknisten keinojen avulla. Tietoturvaloukkauksen tapahtuessa asiasta ilmoitetaan ilman viivytystä sekä rekisteröidyille itselleen että valvontaviranomaisille.

9. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säilytämme jäsenen henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen kohdassa 4 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Pääsääntöisesti henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity henkilö on yhdistyksen jäsen. Jos jäsen eroaa tai erotetaan yhdistyksestä, poistetaan kaikki tämän tiedot jäsenrekisteristä ilman aiheetonta viivytystä. Kirjanpitoon siirrettyjä jäsenmaksutietoja säilytetään kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaisesti, jonka säätämän ajan kuluttua ne hävitetään.

10. TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja toimittaa allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä antaa vastauksensa EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.

11. REKISTERITIETOJEN KORJAAMINEN

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön omasta vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää poistamaan jäsenrekisteriin tallennettuja tietoja (“oikeus tulla unohdetuksi”) tai rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä.

12. OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. MUUTOKSET TÄHÄN SELOSTEESEEN

Tätä selostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä rekisteriseloste on päivitetty viimeksi 20.05.2018.